Gemäß §§ 23, 24 Wohnungseigentumsgesetz ist eine Wohneigentümerversammlung nicht öffentlich.
Es dürfen folglich nur Personen teilnehmen, die entweder Eigentümer sind oder per zulässiger Bevollmächtigung hierzu befugt sind.
Die Möglichkeit zur Bevollmächtigung Dritter kann sich aus der Teilungserklärung, dem Gesetz oder einem Beschluss ergeben.

Die Stellvertretung ist auch in der WEG-Versammlung zulässig. Grundlagen der Stellvertretung (§§164 ff. BGB) sind folgende Punkte

• Abgabe einer eigenen Willenserklärung
• im Namen des Vertretenen
• innerhalb bestehender Vertretungsmacht

Liegen diese 3 Voraussetzungen vor, wirkt die Erklärung des Vertreters unmittelbar für und gegen den Vertretenen.
Die Vollmacht muss im Original vorliegen, sonst kann die Vollmacht durch jeden Eigentümer und den WEG-Verwalter zurückgewiesen werden. Dies muss aber nicht erfolgen.
Grundlage ist hier § 174 BGB. Erfolgt eine Zurückweisung durch nur 1 Eigentümer oder den Verwalter, ist der entsprechend Bevollmächtigte, wenn er nicht selbst Eigentümer ist, von der Versammlung auszuschließen. Das Stimmrecht im Rahmen der nicht im Original vorgelegten Vollmacht besteht nicht.

Zu Beginn der Versammlung ist festzustellen, ob nicht zur Teilnahme befugte Dritte in der Versammlung anwesend sind. Denn die ,Versammlung der Wohnungseigentümer“ ist entsprechend  § 23 (1) WEG eine nicht öffentliche  Zusammenkunft. Unbefugte Dritte sind vom Vorsitzenden/Verwalter aufgrund des ihm zustehenden Hausrechts vor der weiteren Durchführung des Raumes zu verweisen, es sei denn, die Anwesenheit wird durch Mehrheitsbeschluss der Versammlung ausnahmsweise gestattet. Ebenso verstoßen auch ungenehmigte Mitschnitte/Aufnahmen der Versammlung auf Tonträgern gegen das Gebot der Nichtöffentlichkeit (Vertraulichkeit des Wortes) und sind zudem strafbar, § 201 StGB.

Die Wohnungseigentümerversammlung ist der vorrangige Entscheidungsträger  für Maßnahmen ordnungsgemäßer Verwaltung gemeinschaftlichen Eigentums.
Der WEG-Verwalter hat diese Entscheidungen nur auszuführen.